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Agregar horas en Excel: rápido y fácil

La calculadora de tablas de Microsoft no solo lo consigue porque facilita mucho la creación de tablas  y el uso de sus  múltiples funciones de cálculo . Probablemente la función más utilizada en Excel es  SUMA : esta función le permite agregar rápidamente diferentes valores. Pero, ¿y si no solo queremos sumar números, sino horas y minutos? En principio no hay problema, pero debemos hacer un pequeño ajuste previo.

Agregar horas en Excel: rápido y fácil

como en Excel: ¿dónde radica la dificultad?

Como regla general, la suma de números no es un problema. Sin embargo, quienes ya han intentado sumar horas manualmente saben que se requiere un procedimiento diferente, ya que la  división en horas, minutos y posiblemente incluso segundos  requiere de otros procesos. Si desea agregar una hora y 40 minutos y dos horas y 30 minutos, no desea que Excel devuelva 3 horas y 70 minutos, sino 4 horas y 10 minutos. Para obtener el resultado deseado, debe enseñarle a Excel cómo tratar los valores. También debe asegurarse de que las horas y los períodos de tiempo no se mezclen, es decir, la hora de las 07:00 am no debe interpretarse como 7 horas.

 Hecho

Hay diferentes situaciones en las que necesita agregar horas en Excel. Un ejemplo especialmente ilustrativo es el siguiente: si  creas un registro de tiempo en Excel , no puede haber errores en el cálculo. Por lo tanto, se deben incluir las fórmulas correctas en estas tablas de Excel para calcular automáticamente el tiempo de trabajo correcto para cada empleado.

Añadir horas en Excel con adaptación de formato

Excel permite aplicar diferentes formatos a las celdas , que sirven para indicarle al programa qué tipo de información hay en el campo correspondiente y cómo debe mostrarse. Para hacer esto, primero seleccione la zona donde desea ingresar los tiempos, luego haga clic con el botón derecho en la zona y seleccione “ Formatear celdas…” . En la ventana que se abre puedes elegir entre diferentes formatos (como texto o moneda). Para que puedas sumar horas en Excel, elige “ Tiempo” .

 Consejo

En Excel debes separar las horas, minutos y segundos con dos puntos.

Puedes elegir entre diferentes formatos para indicar las horas. Así, puedes elegir, por ejemplo, entre un modo de 24 horas o de 12 horas. Seleccione un formato que incluya horas y minutos (y posiblemente segundos) y confirme su entrada. Ahora puede agregar el contenido de las celdas usando la  función SUMA . Excel reconocerá correctamente las horas y los minutos y adaptará el resultado correspondiente. Si ingresa la función de suma usando el asistente (símbolo fx al lado de la barra de herramientas) puede ver en los valores de vista previa que Excel ha convertido internamente los valores de tiempo ingresados.

 Nota

En muchos casos, no es necesario que ajuste el formato manualmente. En la mayoría de los casos, Excel reconoce que ha ingresado una hora y modifica el formato automáticamente.

El cálculo puede ser complicado si quieres sumar horas en Excel que superen la marca de las 24 horas, es decir, la barrera de un día entero. Como hemos configurado Excel para que muestre horas, el programa ignora el nuevo día que resulta del cálculo y solo muestra la hora de ese nuevo día, es decir, solo lo que supera las 24. En este caso, Excel ha realizado el cálculo correctamente, lo que falla es la visualización.

Por lo tanto, si desea agregar valores temporales que superen la barrera de las 24 horas, debe volver al formato de celda. Allí deberás seleccionar la opción “Personalizar ” . Entonces, en “Tipo” debes ingresar  “[hh]:mm” . De esta manera, creas un formato con indicaciones de hora y minutos de dos dígitos (en el caso de un valor de un solo dígito, se agrega un cero inicial). Los paréntesis se utilizan para seguir sumando las horas, aunque en teoría son ha llegó a un nuevo día.

Este método con  tipos de formato definidos por el usuario  también le permite configurar una visualización que incluye días o minutos. Con “dd:hh:mm” sumarías horas en Excel hasta llegar a días enteros. Por otro lado, utilizando “[mm]:ss” solo se indican minutos y segundos.

 Consejo

La visualización de los valores también puede diferir de la visualización de la suma. Así, se puede seleccionar que se indiquen valores mayores a 24 horas en las distintas celdas, pero que en la celda de resultado se utilice una indicación con días.

Por otro lado, no solo puedes sumar horas en Excel, sino también  restarlas . Sin embargo, Excel no tiene su propia función para restar, sino que debe usar la función SUMA e incluir el símbolo menos. Puede, por ejemplo, calcular el período de tiempo entre una hora de inicio y una hora de finalización. Para hacer esto, debe restar la celda con la hora más temprana de la celda con la hora más tardía.